Zásady ochrany osobních údajů

I. Obsah a účel dokumentu

Tyto Zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) vysvětlují, jakým způsobem společnost Piano School Prague s.r.o. zpracovává osobní údaje návštěvníků webových stránek, zájemců o výuku, studentů, jejich zákonných zástupců a dalších osob, se kterými při své činnosti přichází do styku.

Při zpracování osobních údajů postupujeme zejména podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a dalších platných právních předpisů.

1. KDO JE SPRÁVCEM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem osobních údajů je:

Piano School Prague s.r.o.
IČO: 06745172
Sídlo: Na Vrcholu 2480, Praha 3, 130 00
Provozovna: Blanická 845/9, Vinohrady, 120 00 Praha 2
E-mail: info@pianoschoolprague.cz
Telefon: +420 739 119 582

(dále jen „Piano School Prague“ nebo „Správce“).

Správce určuje, za jakým účelem a jakými prostředky jsou osobní údaje zpracovávány, a odpovídá za jejich zpracování v souladu s právními předpisy.

Pokud konkrétní smlouvu uzavírá některá z dalších společností Piano School Prague One s.r.o., Piano School Prague Two s.r.o. nebo Piano School Prague Three s.r.o., je správcem osobních údajů tato konkrétní společnost. Její identifikační údaje budou uvedeny v příslušné smlouvě, nabídce nebo faktuře.

2. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

V závislosti na tom, v jakém vztahu s námi jste, můžeme zpracovávat zejména:

jméno a příjmení,
kontaktní údaje, zejména e-mailovou adresu a telefonní číslo,
adresu,
fakturační údaje,
údaje rodiče nebo zákonného zástupce,
údaje potřebné k uzavření a plnění smlouvy,
údaje o objednaných a absolvovaných výukových lekcích,
údaje o rozvrhu a docházce,
údaje související s platbami a fakturací,
informace obsažené ve vzájemné komunikaci,
údaje poskytnuté v rámci reklamace, stížnosti nebo jiného podnětu,
technické údaje související s používáním webových stránek, pokud jsou v konkrétním případě zpracovávány,
fotografie a audiovizuální záznamy, pokud jsou pořizovány a jejich použití má odpovídající právní základ.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů vždy omezujeme na údaje, které jsou přiměřené a potřebné pro konkrétní účel.

3. ZA JAKÝMI ÚČELY OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

Osobní údaje zpracováváme zejména za těmito účely:

a) Vyřízení poptávky a komunikace se zájemcem

Pokud nás kontaktujete prostřednictvím webového formuláře, e-mailu, telefonu nebo jiným způsobem, vaše údaje používáme k vyřízení vašeho dotazu, poptávky nebo žádosti o výuku.

b) Uzavření a plnění smlouvy

Pokud si u nás objednáte výukové lekce nebo kurz hudební nauky, zpracováváme osobní údaje potřebné k uzavření a plnění smlouvy, organizaci výuky a komunikaci se studentem nebo jeho zákonným zástupcem.

c) Organizace a administrace výuky

Pro organizaci a administraci výuky používáme vlastní školní informační systém.

V tomto systému evidujeme v rozsahu nezbytném pro zajištění výuky zejména:

jméno studenta,
kontaktní údaje,
adresu,
údaje rodiče nebo zákonného zástupce,
údaje o docházce,
údaje o rozvrhu,
údaje o platbách.

Tyto údaje používáme zejména pro organizaci rozvrhu, evidenci docházky, komunikaci se studenty a jejich zákonnými zástupci, administraci plateb a další činnosti přímo související s poskytováním výuky.

d) Fakturace a účetnictví

Osobní údaje zpracováváme také za účelem vystavování a evidence účetních a daňových dokladů a plnění dalších zákonných povinností.

e) Vyřizování reklamací, stížností a právních nároků

Osobní údaje můžeme zpracovávat při vyřizování reklamací, stížností a jiných podnětů a při ochraně a uplatňování našich právních nároků.

f) Přímý marketing

Pokud nám to umožňují právní předpisy, můžeme svým stávajícím zákazníkům zasílat informace o našich obdobných službách a nabídkách.

Z takového zasílání se můžete kdykoli jednoduše odhlásit.

Pokud je pro konkrétní marketingovou komunikaci vyžadován váš souhlas, budeme ji zasílat pouze na základě vašeho souhlasu.

ÚOOÚ uvádí, že u elektronického marketingu stávajícím zákazníkům může být právním základem oprávněný zájem, přičemž musí být splněny další zákonné podmínky a zákazník musí mít možnost marketing odmítnout.

4. NA JAKÉM PRÁVNÍM ZÁKLADĚ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud pro jejich zpracování existuje právní základ podle GDPR.

V závislosti na konkrétním účelu se může jednat zejména o:

Plnění smlouvy – například při organizaci a poskytování objednaných výukových lekcí.

Plnění právní povinnosti – například při vedení účetnictví a plnění daňových povinností.

Oprávněný zájem Správce – například při ochraně našich právních nároků, zajištění bezpečnosti nebo za podmínek stanovených právními předpisy při přímém marketingu.

Souhlas – například u některých forem marketingu nebo při zveřejňování fotografií či audiovizuálních záznamů, pokud je pro konkrétní použití souhlas potřebný.

Souhlas můžete kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

Osobní údaje potřebné pro uzavření a plnění smlouvy nepožadujeme na základě souhlasu, pokud pro jejich zpracování existuje jiný odpovídající právní základ. ÚOOÚ výslovně upozorňuje na nevhodnost vyžadování souhlasu tam, kde je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy.

5. OSOBNÍ ÚDAJE DĚTÍ

Vzhledem k tomu, že poskytujeme výuku také dětem, můžeme zpracovávat osobní údaje nezletilých studentů.

Údaje dětí zpracováváme pouze v rozsahu potřebném pro organizaci a poskytování výuky, plnění smlouvy a souvisejících zákonných povinností.

Pokud je pro konkrétní zpracování osobních údajů dítěte vyžadován souhlas, zajišťujeme jej způsobem odpovídajícím požadavkům právních předpisů.

Při zveřejňování fotografií nebo audiovizuálních záznamů dětí postupujeme zvlášť obezřetně a zveřejňujeme je pouze tehdy, pokud k tomu máme odpovídající právní titul.

6. FOTOGRAFIE A AUDIOVIZUÁLNÍ ZÁZNAMY

V souvislosti s výukou, koncerty, vystoupeními nebo dalšími akcemi školy mohou být pořizovány fotografie nebo audiovizuální záznamy studentů, lektorů nebo dalších účastníků.

Fotografie a záznamy můžeme využít například pro:

dokumentaci činnosti školy,
prezentaci činnosti školy na webových stránkách,
prezentaci školy na sociálních sítích,
propagační a marketingové materiály.

Konkrétní použití fotografie nebo záznamu musí mít odpovídající právní základ. Pokud je pro dané použití vyžadován souhlas, požádáme o něj předem.

Souhlas se zveřejněním fotografie nebo audiovizuálního záznamu je dobrovolný a lze jej odvolat.

7. JAK DLOUHO OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁME

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro naplnění konkrétního účelu, případně po dobu, po kterou nám jejich uchování ukládají právní předpisy nebo po kterou je potřebujeme k ochraně našich oprávněných zájmů.

Doba uchování se liší podle účelu:

údaje z nezávazné poptávky uchováváme po dobu potřebnou k vyřízení poptávky a navazující komunikaci;
údaje potřebné pro plnění smlouvy uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu práv a splnění zákonných povinností;
účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy;
údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme do odvolání souhlasu, pokud pro jejich další uchování neexistuje jiný právní důvod;
údaje používané pro ochranu našich právních nároků uchováváme po dobu nezbytnou k jejich uplatnění nebo obraně.

Po uplynutí příslušné doby osobní údaje vymažeme nebo jiným způsobem zlikvidujeme, pokud jejich další uchování není vyžadováno právními předpisy.

8. KOMU MŮŽEME OSOBNÍ ÚDAJE PŘEDÁVAT

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny osobám a subjektům, které nám pomáhají se zajištěním našich služeb a provozem školy.

Může se jednat zejména o:

lektory a další osoby podílející se na zajištění výuky,
účetní a daňové poradce,
poskytovatele IT, webových a e-mailových služeb,
poskytovatele fakturačních a platebních služeb,
poskytovatele systémů používaných k organizaci výuky,
poskytovatele dalších služeb nezbytných pro provoz školy,
orgány veřejné moci, pokud nám takovou povinnost ukládá právní předpis.

FAPI

Pro zpracování objednávek, vystavování a správu faktur a související procesy využíváme službu FAPI, provozovanou společností FAPI Business s.r.o., IČO 07671563.

V rozsahu, v jakém pro nás FAPI zpracovává osobní údaje našich zákazníků, vystupuje jako zpracovatel osobních údajů.

Aktuální DPA společnosti FAPI uvádí jako zpracovávané údaje mimo jiné jméno a příjmení, e-mail, fakturační a doručovací adresu, telefon a informace o objednávkách a platbách. FAPI současně uvádí, že používá vlastní zabezpečené servery umístěné v EU.

Vlastní školní systém

Pro organizaci výuky používáme vlastní školní informační systém, ve kterém jsou v rozsahu nezbytném pro organizaci a poskytování výuky vedeny údaje uvedené v čl. 3 těchto Zásad.

Pokud je technický provoz tohoto systému zajišťován externím poskytovatelem, může tento poskytovatel v nezbytném rozsahu vystupovat jako zpracovatel osobních údajů.

SupportBox

Pro komunikaci se studenty, rodiči a zájemci o výuku můžeme využívat službu SupportBox. V rámci této služby mohou být zpracovávány zejména kontaktní údaje a obsah komunikace, kterou s námi prostřednictvím této služby vedete. SupportBox využíváme za účelem vyřizování dotazů, komunikace se zákazníky a administrace zákaznických požadavků.

Účetní služby

4000 steps s.r.o., IČ: 27842711

Správa webu

programátor a správa webu – Ing. Dominik Mervart, IČ: 87983869

9. PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ DO TŘETÍCH ZEMÍ

Pokud by při využívání konkrétní služby docházelo k předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, činíme tak pouze za podmínek stanovených GDPR a pouze tehdy, pokud je pro takové předání zajištěna odpovídající úroveň ochrany.

10. COOKIES

Naše webové stránky mohou používat technické cookies nezbytné pro jejich správné fungování.

V současné době nepoužíváme cookies pro cílenou reklamu ani pro vytváření marketingových profilů návštěvníků webu.

Pokud bychom v budoucnu začali používat analytické nebo marketingové cookies, které vyžadují předchozí souhlas návštěvníka, zajistíme jeho získání před jejich použitím a tyto Zásady odpovídajícím způsobem aktualizujeme.

11. JAKÁ MÁTE PRÁVA

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek stanovených GDPR zejména právo:

požadovat přístup ke svým osobním údajům;
požadovat opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů;
požadovat výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
požadovat omezení zpracování;
požadovat přenositelnost údajů v případech stanovených GDPR;
vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
vznést námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu;
kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu;
podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Rozsah jednotlivých práv se může lišit podle konkrétního právního základu a okolností zpracování.

12. JAK MŮŽETE SVÁ PRÁVA UPLATNIT

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na:

info@pianoschoolprague.cz

nebo písemně na adrese:

Piano School Prague s.r.o.
Na Vrcholu 2480
130 00 Praha 3

V žádosti uveďte alespoň své jméno, kontaktní údaj, na kterém vás můžeme kontaktovat, a popis požadavku.

V případě důvodných pochybností o totožnosti žadatele můžeme požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k jejímu ověření.

Na žádosti týkající se práv podle GDPR reagujeme bez zbytečného odkladu a ve lhůtách stanovených právními předpisy. U žádosti o přístup například ÚOOÚ uvádí základní lhůtu jeden měsíc, s možností prodloužení v zákonem stanovených případech.

13. STÍŽNOST U ÚŘADU PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, můžete se obrátit také na:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Web: Úřad pro ochranu osobních údajů

Máte právo podat u dozorového úřadu stížnost.

14. ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje chráníme před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením, změnou nebo jiným neoprávněným zpracováním.

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze a rizikům zpracování osobních údajů.

K osobním údajům mají přístup pouze osoby, které je potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností, případně jiné osoby, které k tomu mají odpovídající právní důvod.

15. ZMĚNY TĚCHTO ZÁSAD

Tyto Zásady můžeme přiměřeně měnit zejména v návaznosti na změny právních předpisů, používaných technologií nebo způsobu poskytování našich služeb.

Aktuální znění Zásad ochrany osobních údajů je vždy zveřejněno na našich webových stránkách.

Tyto Zásady jsou účinné od 18. 8. 2026.